Mejorar tus compras

4 formas de mejorar drásticamente sus compras

Enviado el 01 de febrero de 2019

1. Tener una política de puertas abiertas con proveedores

La competencia es una de las claves que impulsa la capacidad de muchos negocos para controlar y reducir sus costes, por lo tanto, debe tener una política de puertas abiertas con los proveedores. 

Con esto no quiero decir que deba ver a todos los representantes de ventas que llaman a su puerta. Después de todo, usar su tiempo de manera eficiente es un factor importante para aumentar su productividad y reducir sus costes.

Lo que estoy diciendo es que use algo de sentido común para elegir a quién ve y cuándo lo ve, pero asegúrese de que usted o su gente vean una base rotativa de proveedores y vendedores. Quiere ofertas competitivas para los productos y servicios que compra su empresa.

Si usted o su departamento de compras solo están revisando los precios del mismo núcleo de proveedores una y otra vez, nunca se acercará al control total de sus costes. Si cada año solo negocia con una base de proveedores regulares, no sabrá si está obteniendo el mejor valor de sus fuentes actuales y no sabrá si puede obtener un mejor valor de otra fuente.

Para que aquellos que están comprando obtengan el mejor valor, deben considerar constantemente nuevas fuentes, nuevos productos, nuevos servicios y nuevos procedimientos.

¿Qué pasa si ha salido al mercado un nuevo producto que dura el doble que el que ha estado comprando y cuesta la mitad? Si su proveedor habitual no ofrece este producto y no se mantiene al día con las líneas de productos de otras fuentes, es posible que ni siquiera descubra que existe.

Por tanto ni ustd ni sus trabajadores deberían tratar siempre con el mismo grupo de proveedores ni con una sola fuente. Deben mantener la mente abierta y esto requiere mantener también una puerta abierta. Recuerde, la competencia es un arma vital en su batalla para controlar y reducir sus costes.

2. Una gran fuente de ideas

Un beneficio adicional de tratar con un núcleo de proveedores normales y una base rotativa de proveedores secundarios es que estará expuesto a muchas otras ideas. Estos proveedores serán una excelente fuente de información con respecto a su competencia, las demandas del mercado, las tendencias de la industria, los nuevos productos y los nuevos procesos. 

Pueden proporcionar a su gente nuevas formas de ver las cosas y nuevas formas de hacer las cosas. Pueden darle ideas que se pueden utilizar para aumentar las ventas, mejorar la productividad, reducir los costos o reducir los errores.

El negocio de estas personas es venderle a su industria e industrias relacionadas. Por lo tanto, en muchos sentidos, es su negocio conocer su industria. Considere que los mejores proveedores y representantes de ventas son mucho más que un proveedor; véalos como un recurso y no dude en hacerles preguntas.

Pueden, y deben, ser una excelente fuente de ideas nuevas, creativas e innovadoras. Pueden proporcionarle una dirección que le evitará cometer errores de compra al compartir conocimientos con usted y pueden ayudarlo de muchas otras formas.

Déjame darte un ejemplo de primera mano. Un representante de ventas llamó a una empresa con la que trabajaba que vendía material de impresión y nos informó sobre una nueva plancha de impresión que proporcionaba una mejor reproducción de la imagen, duraba un 25% más y costaba aproximadamente un 15% menos que las que habíamos estado usando. Les hicimos una prueba y descubrimos que todas estas afirmaciones eran ciertas. Así pues cambiamos a estas planchas exclusivamente.

A pesar de que muchos representantes nos visitaban, solo este era un distribuidor autorizado de estas placas. Ninguno de los otros representantes podría habernos vendido estas placas incluso si hubieran querido. Si solo hubiéramos estado trabajando con una sola fuente o una pequeña base de representantes regulares, y no hubiéramos hecho preguntas y no hubiéramos desarrollado una relación con este representante, es posible que nunca hubiéramos sabido acerca de estas placas.

Este es solo uno de los muchos ejemplos que podría darles. Obtuve oportunidades de ventas de los representantes, los cuales me dieron consejos que mejoraron la producción y redujeron los rechazos, obtuve oportunidades de venta de los empleados de los representantes y los representantes me dieron nuevas ideas de productos. No pase por alto estas fuentes de información invaluable sin coste alguno.

3. Firmas duales

Debería exigir firmas dobles en todas las órdenes de compra que superen un importe predeterminado. Esto le brindará protección adicional no solo contra el fraude sino también contra las malas prácticas de compra. Además, si algo le sucede a una de las partes que firma, tendrá una segunda persona disponible que esté familiarizada con la compra.

En este caso, sugeriría que el formulario de orden de compra contenga un espacio para una segunda firma y las palabras impresas que indican que todas las órdenes de compra por encima del monto preestablecido que establezca no son válidas sin la segunda firma.

4. Centralizar los esfuerzos de compra

Ésta es la mejor manera de lograr el máximo control y ahorro de costos. Tiene muy poco sentido que cada departamento o división ordene lo que necesita por su cuenta. Tiene muy poco sentido que las diferentes sucursales ordenen lo que quieran por su cuenta. 

No tiene sentido permitir que cada persona que necesita algo lo pida por su cuenta. No solo se pierde el control, sino que también se pierden las economías de escala; tener una sola fuente que haga todas las compras le permitirá combinar las compras para obtener los mejores precios y condiciones generales.

Esto también le permitirá trabajar con un grupo más pequeño y selecto de proveedores probados y de mejor valor para garantizar aún más que está obteniendo el mejor valor y el máximo apalancamiento en sus relaciones con estos proveedores. Las compras centralizadas le brindan estos importantes beneficios en contraposición a las compras descentralizadas que le roban estas eficiencias de control de costos y reducción, reemplazándolas con despilfarro y duplicidades.

Nota: Soy consciente de que los costos asociados con el procesamiento de solicitudes de compra de pequeñas cantidades y artículos de bajo costo de varios departamentos o divisiones a menudo pueden exceder los ahorros realizados en la compra en sí. 

Por lo tanto, es posible que desee establecer un nivel mínimo de compras en el que permita que participen varios departamentos para eliminar los costos internos y las demoras. Este tema es demasiado complejo para tratarlo con detalle aquí. Simplemente lo menciono para su consideración.

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