reuniones productivas

6 factores clave para tener reuniones productivas

Enviado el 28 de junio de 2019

Las reuniones significativas son posibles, deseables y deben ser el objetivo de todo ejecutivo. Mucha gente dice que las reuniones significativas son un oxímoron, y tienen razón. Las investigaciones muestran consistentemente que en la mayoría de las reuniones se pierde tiempo y cuestan sumas significativas. 

Algunos estudios muestran que en más del 75% de las reuniones se pierde tiempo. Get a Klu, una firma de consultoría, de capacitación y entrenamiento corporativo descubrió que los profesionales pierden unas 31 horas mensuales en reuniones improductivas. Además, muestran que de los once millones de reuniones que se realizan diariamente en Estados Unidos, la mitad son reuniones inútiles.

Reducir las reuniones innecesarias puede aumentar la efectividad y la moral personal así como mejorar la productividad en toda la empresa. Calculo que al menos la mitad de los cientos de reuniones a las que asistí en el trabajo, la iglesia y otros lugares fueron innecesarias. Podríamos haber logrado mejores resultados sin una reunión sin obstaculizar las relaciones.

Deberíamos esforzarnos por realizar solo reuniones significativas y detener la epidemia de reuniones sin sentido. Errar siempre en la dirección de no celebrar una reunión. Aún así, como muestro a continuación, a veces necesitamos reunirnos. Mientras tanto, aquí hay seis elementos necesarios para realizar reuniones significativas. Aunque no son exhaustivos, cuando se siguen, las posibilidades de resultados positivos mejorarán significativamente.

Ingredientes para reuniones significativas

Estos pocos conceptos básicos crearán la base para que los asistentes sean más eficientes en las reuniones y en el seguimiento, y ayudarán a la productividad del grupo:

  1. Convocante
  2. Propósito
  3. Agenda
  4. Invitados específicos
  5. Hora de inicio y finalización y etiqueta de la reunión
  6. Controlador de tráfico aéreo

Convocante

Los convocantes tienen la responsabilidad de hacer que las reuniones sean significativas para producir resultados específicos siempre con amabilidad y respeto. Los convocantes o sus delegados serán los encargados de organizar las reuniones, incluido el desarrollo del propósito, la agenda y los resultados esperados, con las personas relevantes. Se asegurarán de que las personas adecuadas registren los aspectos más destacados y tomen las acciones necesarias, ya que aunque no realicen estas actividades ellos mismos, se aseguran de que otros las hagan.

El coordinador necesita que alguien le ayude a observar el proceso durante la reunión. Sin alguien que se preocupe por el proceso, probablemente las discusiones se desviarán del tema. Es fundamental que la gente comprenda que el proceso determina el resultado.

Propósito

No todas las reuniones tienen el mismo propósito. Sin embargo, cada reunión significativa debe tener un propósito. Hay al menos tres categorías de reuniones: intercambio de información, rendición de cuentas y / o presentación de informes y resolución de problemas. ¿Por qué alguien convocaría una reunión sin un propósito explícito? A menudo, una reunión es la forma ideal para que algunas personas procrastinen o difieran una decisión difícil. Por otra parte, el convocante, y quizás algunas otras personas, conozcan el propósito, pero no se lo comuniquen a los demás de antemano porque así es como suceden las cosas en esa empresa: las comunicaciones deficientes son la norma.

A veces, las personas convocan reuniones por costumbre. Tienen reuniones semanales y de otro tipo porque eso ha estado sucediendo durante años. Y nadie pregunta por qué. 

Reuniones importantes en Japón

Vi dos diferencias entre las reuniones de negocios en Japón y en Occidente. Primero, la mayoría de esas reuniones fueron significativas, pero largas, a diferencia de aquí, donde las reuniones no tienen sentido y también son largas .

En segundo lugar, a menudo en Asia, les dicen el propósito antes de las reuniones de resolución de problemas. Luego, invitan a las personas que planean presentarse en la reunión. Aquí en Occidente, muchas personas vienen a las reuniones sin estar preparadas, sin saber de que va la reunión pero listas para dar sus opiniones.

En tercer lugar, el grupo prestó atención cuando cada persona habló, probablemente debido al respeto por los mayores y la jerarquía. Los participantes se escucharon unos a otros y se basaron en las contribuciones de los demás. En Occidente, cuando una persona habla, otros no escuchan, sino que planifican su declaración, que puede no estar relacionada con lo que se acaba de decir.

En Occidente, a veces no se conoce el objetivo de la reunión hasta después de que comienza. Muchas veces la invitación no menciona la naturaleza de la misma. Por otra parte, en la reunión, competimos por tiempo. La gente no escucha la opinión de otra persona con la mente abierta. En cambio, nos interrumpimos a mitad de la frase para agregar nuestras opiniones, incluso cuando no se basa en el punto del hablante.

En Japón, definimos y acordamos el propósito de la reunión desde el principio. Luego nos enfocamos en resolver el problema. Cada persona no compitió por tiempo. Sin embargo, encontré este sistema débil en el intercambio de información y las reuniones de rendición de cuentas. Por ejemplo, estaba en la junta de dos empresas públicas japonesas y la escasez de datos proporcionados a los accionistas y la brevedad de las juntas me sorprendieron.

Las reuniones significativas tienen agendas

El vehículo ideal para definir el propósito de la reunión es una agenda cuidadosamente elaborada, con una hora de inicio y finalización. Debe ser completo e indicar claramente los temas de discusión: idealmente, con una hora de inicio y finalización para cada tema de la agenda. Además, debe mostrar una persona o personas responsables de cada tema y el resultado esperado de la reunión. A menudo dedicamos tiempo a los primeros elementos, especialmente si no son controvertidos, y apresuramos el resto, independientemente de su importancia.

Invitados objetivo

Las personas que asisten a las reuniones necesitan una razón para asistir. Si la sesión es para compartir datos o recibir informes de otros, solo deben asistir las personas relevantes para esos asuntos. Cuando la sesión es para resolver problemas, el tamaño y los invitados variarán según el problema. Estas sesiones necesitan una planificación cuidadosa y un coordinador hábil para asegurarse de que cada persona explique su punto de vista sin interrupciones. La gente debe escuchar y considerar lo que dice el orador antes de dar sus ideas. Es fundamental que la gente conozca los puntos de vista de los demás antes de debatirlos y descartarlos.

A continuación, se incluyen cuestiones de procedimiento que nos ayudarán a mantener la concentración durante una sesión de resolución de problemas.

  1. Explicar propuestas concretas antes de debatirlas.
  2. Diferenciar las discusiones de aclaración de los desafíos personales.
  3. Terminar una propuesta antes de pasar a otra.
  4. El coordinador debe fomentar enfoques innovadores que desafíen el statu quo; nunca reprima las discusiones hasta que todos comprendan el problema. Las propuestas inusuales pueden ser la base de la solución; no los restrinja solo porque no le son familiares.
  5. Nadie debería monopolizar las discusiones.
  6. El coordinador debe ser sensible a las diferentes personalidades: algunas personas necesitarán que se les anime para presentar sus puntos de vista.
  7. La reunión debe acordar elementos de acción: alguien debe registrar los desarrollos clave y la actividad de seguimiento específica para cada propuesta, incluidos los siguientes:
    • Quién: responsabilidad de una acción específica
    • Qué – naturaleza de la acción
    • Cuándo: momento de la próxima retroalimentación
    • Costo: fuente de recursos necesarios hasta la próxima retroalimentación

Aunque muchos de los elementos anteriores se aplican a todas las reuniones, son particularmente esenciales durante una reunión de resolución de problemas.

Hora de inicio y finalización, y etiqueta de la reunión

Cuando el convocante u otra persona convoque a la reunión, la invitación debe mostrar las horas de inicio y finalización, y la hora y la responsabilidad de cada tema de la agenda. La reunión no debería durar más de 45 minutos a una hora y debería ceñirse a los tiempos asignados.

No permita asistentes tardíos. Avise a todos los invitados que la reunión comenzará a la hora acordada, por lo que cada persona debe estar allí unos minutos antes para garantizar que comience a tiempo y respetar los tiempos asignados. Lo más ofensivo que veo que sucede en reuniones y eventos es cuando la convocante dice que esperará a que llegue más gente. Eso es una afrenta para quienes llegaron a tiempo y simplemente fomenta una cultura descuidada y tardía.

Las reuniones significativas significan un tiempo adecuado y la siguiente etiqueta de reunión:

  • No se permiten personas que lleguen tarde
  • No hablar por teléfonos celulares o discusiones paralelas en la habitación
  • Si alguien sale de la habitación para atender una llamada o hablar con un colega en el pasillo, no se le permite regresar.
  • Sin discusiones superfluas: el tiempo dedicado debe centrarse en los puntos del orden del día en discusión
  • La reunión terminará a tiempo y cada tema tendrá su tiempo planificado
  • Sin interrupciones: cada persona debe terminar sus pensamientos y nadie debe interrumpir. Además, el siguiente comentario debe hacer referencia a la declaración más reciente, a menos que el convocante decida pasar a un tema diferente.
  • Cada persona presente es valiosa y sus opiniones son bienvenidas y alentadas; nadie podrá monopolizar las discusiones.

En mis «reuniones continuas» (mis clases) insisto en que mis alumnos estén en el aula cinco minutos antes de la hora de inicio. Los estudiantes que no puedan llegar a tiempo pueden ingresar durante un período de descanso, pero no mientras la clase esté en sesión. Mis alumnos lo entienden y llegan a tiempo el 99,99% del tiempo.

Las reuniones significativas necesitan un controlador de tránsito aéreo

Una persona que intente hacerse cargo de las discusiones es lo más difícil pero crucial en una reunión. A menudo, el coordinador o presidente no se centra en el proceso, por lo que la gente se acaba saliendo del tema. Es vital que el convocante elija a alguien para que le ayude a garantizar un tiempo de reunión justo para aquellos con los conocimientos necesarios. Un «controlador de tránsito aéreo» o un consultor de procesos (consultor) es la persona encargada de hacer esto.

Consultor de procesos

Cuando la atención se centra solo en el resultado, la gente tímida y otros que no quieren competir por el tiempo en el aire no hablarán. Otros hablarán, pero ofrecerán poco. Un consultor de procesos que se sienta al lado del convocante para centrarse en el proceso e informa al convocante, sin distracciones, sobre los problemas del proceso desviado es vital para una reunión significativa. Mientras que el coordinador se ocupa del resultado, el consultor analiza el proceso para garantizar un amplio tiempo de transmisión para las personas que necesitan contribuir. El consultor observará el lenguaje corporal, los no verbales, las personas que hablan demasiado, las personas que intentan hablar pero no pueden, etc.

El papel del consultor es difícil porque él o ella no es parte de las discusiones, pero trata de promover, a través del convocante, la máxima participación en el grupo. Un consultor experimentado observará el flujo de las discusiones y se asegurará de que las personas que se mostrarían reacias a hablar, pero que desean hacerlo, ofrezcan sus puntos de vista sobre temas centrales. Mi experiencia es que estas personas reservadas tienen el impacto positivo más notable en el resultado de la reunión.

¿Cuándo necesitamos reunirnos?

Hoy, tenemos muchas formas diferentes de reunirnos electrónicamente. Debemos tener cuidado de no reunirnos porque es conveniente y no tenemos que salir de nuestras oficinas. Esencialmente, como mencioné antes, hay tres categorías amplias de reuniones, más allá de las reuniones presenciales e individuales necesarias: intercambio de información, rendición de cuentas o informes de responsabilidad y resolución de problemas. Aún así, antes de reunirse, la gente debe hacer las siguientes preguntas:

  1. ¿Por qué tenemos que reunirnos?
  2. ¿Necesitamos interacción?
  3. ¿Le estaremos simplemente diciendo a la gente lo que pueden leer convenientemente?
  4. ¿Necesitamos trabajar juntos para generar ideas?
  5. ¿Será valioso estar juntos?
  6. ¿Tanta gente necesita interactuar entre sí?
  7. ¿Y si no nos encontramos?
  8. ¿Es este el mejor uso del tiempo de las personas reconociendo que reducir el número de asistentes ahorra tiempo para todos los que asisten y no asisten?

Cero dispositivos electrónicos excepto para tomar notas

Para aumentar la probabilidad de una reunión significativa, no debemos permitir dispositivos electrónicos en la sala, excepto para tomar notas. Las personas que están «esperando llamadas» no deben asistir. La regla debería ser simple: si está invitado a la reunión, necesitamos su completa atención. Si espera que alguien se comunique con usted durante la reunión, lo excusaremos de la reunión y nos reuniremos con aquellos que estén dispuestos y puedan estar presentes.

Para aumentar la probabilidad de una reunión significativa, no debemos permitir dispositivos electrónicos en la sala, excepto para tomar notas. Las personas que están «esperando llamadas» no deben asistir. La regla debe ser simple: si alguien lo invita a la reunión, necesita su completa atención. Por lo tanto, si espera que alguien se comunique con usted durante la reunión, discúlpese y pídale a otra persona que le informe sobre el resultado. Solo las personas que deseen y puedan estar presentes deben asistir.

Las reuniones significativas ayudan a las empresas a ser más dinámicas. Estas sesiones pueden inspirar a los empleados. Todo CEO debería apoyarlos. Lo contrario es cierto. La gente se reúne sin un objetivo real excepto reunirse, generar derroche, gastos y aplastar la moral.

Sin duda, necesitamos muchas reuniones cara a cara debido a la necesidad de interacción humana. Sin embargo, deberíamos preguntarnos si necesitamos todas las reuniones que planeamos realizar. Además, debemos cuestionar la necesidad de reuniones que otros organicen e invitarnos a asistir, sugiriendo siempre las alternativas adecuadas.

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